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WPS Office 2010云辦公技巧

2013-07-27來源:中關村在線
在使用云辦公時,有哪些實用的技巧?掌握了這些技巧,又能夠為我帶來什么?筆者作為辦公愛好者,進行了研究和摸索,愿將這些技巧和大家一同分享。

一、另辟蹊徑 注冊帳戶有技巧

要使用云辦公,我們必須要有帳戶。WPS云辦公(網絡辦公空間)的入口按鈕在工具欄中,如圖1所示。用戶打開WPS 文檔,無論是文字、表格、還是演示,都可看到這一按鈕。

用戶首次使用網絡辦公空間功能,需要注冊,如圖2所示。用戶只需簡單注冊即可。

二、發揮人脈威力 邀請好友

我們也可以通過分享文檔來“邀請”別人獲得帳號。當我們打開WPS Office 2010后, 單擊“打開’按鈕,在“本地文件”中配合Ctrl鍵或Shift鍵選中多個文件,選擇“上傳并共享給聯系人”命令(如圖3)。然后輸入欲分享人的郵箱(用 逗號分隔,最多可以3個)和郵件附件,單擊“共享”按鈕

之后對方即可收到相應的郵件,其中不僅給出了共享文檔的地址,并為共享郵箱開通了WPS通行證和初始密碼(可以修改)。這樣一來,好友也可以用它來登錄并使用WPS 2010的云辦公了。

三、鼠標拖放 上傳并分類文件

我們要使用云辦公,首先要將文檔上傳至“在線文檔”。我們除了可以在“本地文件” 中配合Ctrl或Shift鍵選中多個文件,右擊,選擇“上傳到在線文檔空間”命令外。我們還可以直接從“本地文件”中先選中這些多個文件,然后直接把它們拖放到右側的“在線文檔”下相應文件夾下即可完成上傳(如圖6)。這種方法更加簡捷,因為我們可以直接將文件拖放到不同的文件夾下,直接完成分類保存。

四、分類管理 清晰明了

“在線文檔”默認只有“工作”、“學習”、“未整理”、“我的備份”四個文件夾,這樣的分類不一定適合我們。我們可以對這些文件夾進行相應管理。

新建自己的文件夾 單擊左側的“在線文檔”按鈕切換到“在線文檔”,之后可以單擊工具欄上的“新建文件夾”按鈕即可新建文件夾,并可以自行命名(如圖7)。

刪除文件夾 當然,我們也可以選中相應的文件夾,選擇“刪除”命令來將其刪除掉(如圖8)。如果刪除文件夾中有文件,則會全部刪除。

訪問常用文件夾 如果我們有一些文件夾中的文件經常要使用,可以選中該文件夾,選擇“添加到我的位置”命令,則這些文件夾會在右側的“我的位置”中顯示,單擊后即可立即訪問(如圖8中畫紅線的文件夾所示)。

移動文件夾 我們也可以選中某個文件夾,右擊,選擇“移動”命令。這時,可以看到“瀏覽網絡文件夾”對話框,從中選擇一個文件夾,我們剛才選中的文件夾就成為了其子文件夾,即被移動到我們剛選中的文件夾中了。

五、區別對待 標星文件

數字化辦公時代,時間一長,文件有很多,而且散落在各文件夾中,很難查找。不過,WPS 2010提供了一個特別強勁的功能─將文件標星。只要將文件標星后,就可以很快地找 到。

我們在“本地文件”或“在線文檔”中看到所有文檔前都有星號,有的是空白的,有的是黃色的。我們可以單擊空白星,它就變為了黃色,即表明其已經成為了標星文件(如圖10)。

之后,只要單擊左側的“標星文件”按鈕,即可看到我們所有的標星文件(如圖11),易于訪問、打開或編輯。

云辦公是WPS 2010的核心和優勢所在,掌握了這些技巧,將使得我們的云辦公變得如魚得水、得心應手。

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